Разбирая старые документы, обнаружила на компьютере интересный материал на тему менеджмента: как стоит управлять людьми с наибольшей эффективностью. Я уже не помню, откуда у меня взялся этот текст. В попытках найти источник в интернете, меня ждало фиаско. Мы с Игроглазом спрашиваем друг у друга — это не ты написал? И оба пожимаем плечами. Документу больше 10 лет, так что если узнаете, откуда текст, напишите в комментариях. А пока ознакомьтесь:
— Я тебе говорил сделать этот отчет?
— Да.
— Ты сделал?
— Нет.
— Почему?
Стоп.
Зачем задавать подчиненному этот вопрос? Вы вправду хотите знать почему не сделан отчет? Даже, если вдруг Вас интересуют истинные причины отсутствия отчета, как это поможет в его подготовке или как это поможет в том, чтобы в следующий раз отчет был подготовлен вовремя? Еще комичнее выглядит со стороны ситуация, когда менеджер распаляется и начинает возмущаться: «Нет, я тебя спрашиваю, почему ты не сделал этот отчет?»
Хотя всем понятно, что тут имеет место банальная социальная игра. Вы верите в то, что подчиненный искренне скажет «Простите прое забыл»? На самом деле, подчиненный будет рационализировать свой поступок и наружу вылезет с десяток отговорок, которые «удовлетворят» менеджера. Самое плохое в этом, это то, что подчиненный запомнит, что можно не делать отчет, а можно сочинять отговорки. Шефу же так нравится их слушать.
А, на самом деле, тот человек, который мотивирован и имеет реальные причины отсутствия отчета, предупредит вас об этом заранее. В противном случае все высказанные причины отсутствия ответа — вымышлены. Нельзя, скажем, рассчитывать на логичность отговорки типа «у меня не хватало входящей информации» или «у меня не было время». Есть задача, есть срок и ее надо выполнить. Если ты не укладываешься в срок — доложи об этом заранее, чтобы на тебя могли (не) рассчитывать и принимать решения согласно обновленным обстоятельствам.
Вы скажете, что подчиненные боятся вам такое говорить и откладывают плохие новости до последнего, надеясь, что авось пронесет? Ваша вина. И только ваша. Это, значит, руководителю следует себя исправлять, а не устраивать выволочки подчиненным. Ведь, нормальная постановка задачи заключается в простых шагах:
Дать задание, а лучше «продать» задание, сделав так, чтобы исполнитель сам сказал, что вот то-то надо сделать.
Спросить у исполнителя, когда оно может быть выполнено
Переспросить, успеет ли
Поставить на эту дату дедлайн
Во временных точках 0,3 и 0,7 срока исполнения подойти и поинтересоваться, как идут дела и нужна ли помощь.
А если у нас конкретно сейчас ситуация, в которой хочет сорваться «Почему». Разумеется, не стоит орать со слюнями «молчать, я вас спрашиваю» или «Меня не интересует, почему это не сделано!» Стоит вести разговор в таком ключе (без издевки, мягко, не «через стол», а сидя через угол столика для переговоров, с карандашом, чтобы пояснять):
— Скажите, Сергей, каким образом мне бы помогло наличие этого отчета?
— Бла-бла (здесь и далее, если человек тупит с ответом — пояснять с визуализацией)
— А вы видите свой интерес в его подготовке? Зачем он вам нужен?
— Бла-бла
— А зачем он нужен компании?
— Бла-бла
— Как вы видите собственную заинтересованность в успехе компании?
-Бла-бла
— Вы сможете в следующий раз подготовить отчет вовремя?
— Бла-бла
— А, когда вы сможете доделать этот отчет (если он вам еще нужен)
— Бла-бла
(В этом месте подчиненный сам начнет плести отговорки или приводить реальные причины)
— Я вас очень прошу, в следующий раз сообщать мне заранее о всех проблемах, которые возникают при подготовке отчета. Это — лучше и для вас и для меня и для компании. Мы должны быть уверены друг в друге и рассчитывать друг на друга. В цепи не нужно слабое звено.
Последняя фраза, сказанная дружелюбно, спокойно, с улыбкой, не как угроза, а как объяснение, будет самым сильным из всех возможных «холодных душей», которые может получить подчиненный. Поэтому, используйте ее после второй оплошности, если после первой не помогло спокойное объяснение.
— Хорошо, считаем вопрос исчерпанным. Я жду от вас отчета к ____. Следующий отчет,пожалуйста, подготовьте вовремя. У вас же есть все ресурсы для этого?
P.S. Посмотрите, как ведет себя штандартенфюрер СС Ганс Ланда в фильме Квентина Тарантино «Бесславные ублюдки».