Система организации дел

Как самозанятый автор я сталкиваюсь с необходимостью вести списки дел и работать в команде с Игроглазом, с которым мы ведем более 50 ютуб каналов и множество других проектов. За 7 лет деятельности мы создали удобную для нас систему организации дел и планирования, которую я вам презентую. Наш основной инструмент — это Google Docs, а именно Гугл Таблицы. Дополнительный — Google Calendar (Гугл календарь) на телефоне. Мы пробовали использовать Trello, разнообразные планеры и органайзеры, и в итоге нашим запросам удовлетворили именно эти два инструмента.

Как мы используем Google Календарь?

Только на телефоне, хотя календарь доступен и с компьютера через почту. Оказалось, что в календарь нам удобнее вносить только небольшую часть дел, если они имеют четкий дедлайн. Например, я внесу в календарь прием у зубного, доставку товаров или дату оплаты налогов. В календаре есть два типа дел:

  • единовременные (один раз сделать и все);
  • повторяющиеся (важные даты и дела, которые нужно повторять раз в месяц / год и так далее).

У каждого дела в календаре есть звуковое напоминание — за полчаса или за день до дела в зависимости от того, что нужно сделать и нужна ли какая-то подготовка. Я просматриваю свой календарь раз в несколько дней или даже раз в неделю, так как я стараюсь держать в голове будущие дела. Обычно там появляется что-то новенькое из дел не так часто, да и не каждый день у меня есть какие-то дела в календаре. Но если я забуду проверить календарь, то напоминание мне в этом поможет.

Как мы используем Google Таблицы?

Система таблиц — это основной инструмент ежедневного использования. У меня эти таблицы всегда под рукой как на компьютере, так и на телефоне через приложение. Удобно, что к любой таблице можно дать доступ тому, кому это нужно. Доступ организуется через систему прав по электронной почте. Так что Игроглаз и я имеем общий доступ к табличкам. Наша основная Google Таблица содержит более 70 листов, которые перелинкованы друг с другом. Главная страница представляет собой основной лист, которым мы пользуемся большую часть времени, и так же это по сути меню всего документа со ссылками на все листы и таблицы:

В таблице перечислены все наши ютуб каналы, нажав на каждую ячейку можно попасть на отдельный тематический лист. Столбец справа от таблицы каналов — разделы по нашим остальным делам и проектам, тоже со ссылками. Правее идет важнейшее поле для нашей работы по ютубу — в нем мы указываем дела по видео на конкретные каналы (что уже загружено и ждет оформления и публикации, что нужно смонтировать и где взять файлики и так далее). Есть еще несколько разделов, на которые не идут ссылки с главной (main), но в них легко можно попасть через листы внизу таблицы, так как они располагаются в начале списка:

TODO — списки дел в виде вертикальных списков по колонкам (Медведь — дела Игроглаза, Кот — мои дела, Остальные дела, По Ютубу, Домашние дела, Купить).

hot ideas — горячие идеи для видео или проектов со ссылками на материалы, которые актуальны прямо сейчас, а потом могут «протухнуть».

Patreon — все, что касается управления Патреоном, разные тексты, письма, алгоритмы дел по этой платформе и так далее.

Format — лист по форматам видео на наши разные каналы, приветствия, фишки, особенности, реквизит, настроение, задумки и прочее.

Когда я сажусь за компьютер, то первым делом открываю наши Google Таблицы и в зависимости от настроения начинаю …

  1. Оформлять видео, делать заставки и выкладывать ролики на YouTube (см. Главную страницу) — для всего этого у меня есть множество отдельных ранее созданных нами пресетов, о которых можно как-нибудь поговорить отдельно;
  2. Вносить новые дела, темы, идеи и прочее из наших записей, которые мы сделали во время прогулки или записали в телефон «на ходу» — пополнение идет сразу по тем листам, куда это в тему;
  3. Прибираться в наших листах таблички, так как на многих страницах присутствует хаос, что-то устаревает, что-то нужно переделать;
  4. Делать делать из TODO-листа;
  5. Искать темы для новых видео, где нужно — готовить материал (см. hot ideas и листы по каналам).

+Здоровье — если есть какая-то необходимость записать информацию относительно здоровья (наше самочувствие, болезни, анализы, расстройство желудка, месячные и проч.) — идем в специальную вкладку. По здоровью у нас сейчас новая идея, мы хотим вести более полный учет результатов исследований и прочего в отдельной папке на облаке.

Идеи ютуб — это раздел, куда мы записываем стратегические мысли, всякие полезные лайфхаки, что-то на память и что-то на будущее.

Письма — пресеты, полезная информация по переписке, памятки по сотрудничеству, мерч, всякие внешние проекты.

Процесс — организация наших процессов, как можно оптимизировать что-то, улучшить, убыстрить.

Сайты — таблица по нашим сайтам и форумам, тематика постов, планы, памятки.

Наши книги — инфа по героям, сюжет, материалы для книг, в том числе про издание.

Песни — старые и не разобранные тексты песен, недописанные песни, задумки.

Стихи — аналогично песням.

Наука — планы по научным исследованиям и статьям, мысли, идеи, задачи.

Расписание — наша табличка с каналами и сайтами по месяцам, которую мы печатаем на бумаге, чтобы отмечать вручную текущие дела по видео (что мы сегодня сняли, что выложили, какие посты опубликовали). Это расписание помогает нам уследить за прогрессом по каждому проекту во времени. Наглядно видно, на каком проекте давно не было нового видео / поста. Позволяет ежедневно выставлять приоритеты по делам.

Контакты — кидаем сюда информацию, которая может пригодиться и которая не записана в телефоне или еще где-то / ее бывает долго искать.

Мы пришли к этой системе организации дел далеко не сразу, изначально мы вели многие записи от руки, в большой папке. У нас были разные ежедневники, планировщики в телефонах. Но именно такой способ дал нам, во-первых, наиболее удобный вариант взаимодействия друг с другом, и во-вторых, позволил держать всю актуальную информацию в доступном месте. Мы реально пользуемся этими табличками, конечно, многие листы еще нужно доработать и привести в порядок, но даже сейчас — система дает результат.

Как вы ведете свои дела?

Запись опубликована в рубрике Домашний офис. Добавьте в закладки постоянную ссылку.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *